Hoe verstuur ik vouchercodes?

Informeer je medewerkers vooraf dat ze een mail gaan krijgen met een vouchercode voor de e-learningcursussen. Zij weten dan dat dat ze deze mail kunnen verwachten. Wijs ze er ook op dat de mail soms in de SPAM-box terecht komt. De mail met de vouchercode die ze gaan ontvangen bevat ook een inloginstructie. 

Per voucheroverzicht kun je:

1. Vouchercode(s) versturen met instructie
2. Een herinneringsbericht versturen naar degene die de vouchercode nog niet geactiveerd heeft of nog niet geslaagd is

Vouchercode(s) versturen met instructie
 

Bij het automatisch versturen van vouchercodes heb je nodig:

• Het rapport met de niet-verstuurde en niet geactiveerde vouchercodes. Dit vind je in je eigen account op www.medicijngebruik.nl
• Een lijst met e-mailadressen van de medewerkers en eventueel een interne referentie

Heb je uit een rapport al vouchercodes handmatig verstuurd (met knippen en plakken van de codes)? Zorg dan dat deze vouchercodes niet nog een keer verstuurd worden.

Hoe verstuur je de codes?
 

• Log in op www.medicijngebruik.nl en open een voucherrapport.
• Klik op de link: Versturen instructie met vouchercode of herinneringsbericht
• Kies daarna voor de link: Automatisch versturen bericht met instructie en vouchercode 
  Het aantal beschikbare vouchercodes staat onder de link.
• Volg daarna deze stappen:
  - Stap 1a: 
  Download het startbestand. Dit bestand opent in Excel. In dit bestand staan de vouchercodes en de titel(s) van de cursus(sen). Voeg de e-mailadressen en interne referentie toe bij de vouchercodes. Sla het bestand op
  - Stap 1b:
  Voeg het Excel bestand toe, via Bestand kiezen, en klik op Volgende
  - Stap 2:
  Je kunt de naam van de afzender nu aanpassen. Ook kun je extra informatie toevoegen. In de preview zie je een voorbeeld van de tekst zoals die verstuurd wordt.
  Tot slot klik je op Verstuur vouchercodes.

Tips om het versturen van de vouchercodes goed te laten verlopen
 

• Verstuur niet meer dan 500 vouchercodes in 1 keer.
• De rapporten worden elke nacht bijgewerkt, de gegevens in het rapport zijn dus van een dag eerder.
• Is een vouchercode al eerder naar een e-mailadres verstuurd? Dan zie je een foutmelding. Verwijder het e-mailadres uit het Excelbestand en voeg het opnieuw toe.
• Het systeem checkt of e-mailadressen volledig zijn. Mist bijvoorbeeld .nl, dan verschijnt er een foutmelding. Pas het e-mailadres in het Excelbestand aan en voeg het opnieuw toe.
• Wil je zeker weten dat de e-mails goed aankomen? Dan kun je er een paar bij wijze van test versturen voordat je alle mails verstuurt.

Opties bij verstuurde vouchercodes
 

Als de vouchercodes verstuurd zijn, verschijnen de e-mailadressen in het rapport (ververs daarvoor de webpagina). Je kunt nu:

• De vouchercode opnieuw versturen
  Voor het e-mailadres, de naam van de afzender en de eventuele extra informatie opnieuw in en verstuur de e-mail.
• De vouchercode naar een ander e-mailadres versturen
  Dit kan alleen als de vouchercode nog niet geactiveerd is. Voer het e-mailadres, de naam van de afzender en de eventuele extra informatie opnieuw in en verstuur de e-mail.
• Een e-mailadres verwijderen
  De vouchercode is dan weer beschikbaar om opnieuw te versturen.

Je kunt twee soorten herinneringsberichten versturen:

1. Naar iedereen die de vouchercode nog niet geacitveerd heeft, en dus nog niet gestart is met de cursus:

• Je opent het rapport en klikt op de link: Versturen instructie met vouchercode of herinneringsbericht
• Je kiest daarna voor de link: Automatisch versturen herinneringsbericht naar degene die nog niet gestart zijn
  Het aantal beschikbare vouchercodes staat onder de link.
• Eventueel kun je het e-mailadres en de naam van de afzender aanpassen. Ook kun je extra informatie toevoegen. Wil je een BCC van de e-mails? Kies dan 'ja' bij Afzender in bcc*.

2. Naar iedereen die wel gestart is maar de cursus nog niet heeft afgerond:

• Je opent het rapport en klikt op de link: Versturen instructie met vouchercode of herinneringsbericht
• Je kiest daarna voor de link: Automatisch versturen herinneringsbericht naar degene die nog niet geslaagd zijn
  Het aantal beschikbare vouchercodes staat onder de link.
• Eventueel kun je de naam van de afzender aanpassen. Ook kun je extra informatie toevoegen. Wil je een BCC van de e-mails?